Приложение 
           к приказу начальника управления 
           ЗАГС и архивов Липецкой области
          от 25.06.2012 № 17		

Административный регламент исполнения государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда 
Российской Федерации»

I. Общие положения
	1. Административный регламент исполнения государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» (далее – Регламент) разработан в целях детализации осуществления административно-управленческих процессов при исполнении государственной функции. 
	2. Государственная функция исполняется Управлением записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области (далее – Управление).
3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
	- Конституцией Российской Федерации; 
	- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 
	- приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);
	- распоряжением администрации Липецкой области от 14.04.2009 № 166-р «Об утверждении Положения об Управлении  записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области». 
	4. Конечным результатом исполнения государственной функции является включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, которое оформлено протоколом экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) Управления.
	5. В рамках настоящего регламента заявителями являются юридические лица.
6. Исполнение государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется без взимания платы с заявителей.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования о государственной функции

	7. Местонахождение Управления: 398050, г. Липецк, пл. Ленина-Соборная, д. 3, телефон/факс: (4742) 27-74-30.
Почтовый адрес для направления документов и обращения заявителей: 398024, г. Липецк, ул. Папина, д. 2-б.
Справочные телефоны/факс: (4742) 74-05-72, 74-05-74
Электронный адрес: arhiv@admlr.lipetsk.ru	
	8. График работы Управления:
понедельник, вторник, среда, четверг – с 8.30 до 17.30; 
пятница – с 8.30 до16.30;
время перерыва – с 13.00 до 13.48.
9. Информация предоставляется посредством:
- личного общения специалистов с заявителями;
- средств телефонной, почтовой, электронной связи;
- информационно-коммуникационных сетей общего пользования (в том числе в сети Интернет);
- средств массовой информации.
10. На информационных стендах в Управлении и на официальном сайте администрации Липецкой области в сети Интернет размещается следующая информация:
- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;
- текст Регламента с приложением (полная версия на официальном сайте администрации Липецкой области в сети Интернет и извлечения на информационном стенде).
11. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты Управления подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Управления, в которое позвонил гражданин, а также фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
12. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Срок исполнения государственной функции

13. Максимальный срок исполнения государственной функции составляет 30 календарных дней.

Отказ в исполнении государственной функции

14. Основанием для отказа в исполнении государственной функции является оформление представленных документов с нарушениями требований, определенных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Порядок получения консультаций (справок) по вопросам 
исполнения государственной функции

15. Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции предоставляются специалистами Управления:
- при личном обращении (устные обращения);
- с помощью средств телефонной, почтовой, электронной связи;
- информационно-коммуникационных сетей общего пользования (в том числе в сети Интернет).
16. Консультации предоставляются по вопросам:
- о нормативных правовых актах, регламентирующих исполнение государственной функции;
- о требованиях к документам, необходимым для исполнения государственной функции;
- о порядке и сроках исполнения государственной функции;
- о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения государственной функции.
17. Консультации (справки) предоставляются специалистами Управления в течение всего срока исполнения государственной функции.

Требования к местам исполнения государственной функции

18. Центральный вход в здание Управления должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об Управлении:
- наименование;
- место нахождения;
- режим работы;
- телефонные номера и адрес электронной почты справочной службы.
19. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов Управления.
20. Места информирования, предназначенные для ознакомления посетителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, а также стульями и столами для возможности оформления документов.
21. Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием:
- номера кабинета;
- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего административные процедуры;
22. Рабочие кабинеты специалистов оборудуются персональным компьютером с возможностью выхода в сеть Интернет и доступа к необходимым информационным базам данных, в т.ч. к справочно-правовой системе, печатающим устройством, электронными и другими средствами связи, мебелью и другим оборудованием, необходимым для надлежащего исполнения государственной функции.  

Перечень документов, необходимых для исполнения 
государственной функции 

23. Для исполнения государственной функции заявителем представляются следующие документы:
- заявление (по форме согласно приложению к настоящему административному регламенту);
- опись дел постоянного хранения;
- опись дел по личному составу;
- номенклатуру дел (при первом поступлении);
- выписку из протокола заседания экспертной комиссии заявителя по рассмотрению представляемых описей (в случае обращения юридического лица).

Ш. Состав, последовательность и сроки выполнения 
административных процедур (действий), требования к порядку их
выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

24. Последовательность исполнения государственной функции:
- сбор, обработка и анализ документов;
- проведение работ по экспертизе описей дел;
- рассмотрение описей дел.
25. Основанием для начала исполнения государственной функции является подача заявления заявителем  о рассмотрении описей дел, подлежащих передаче на хранение в архив.

Сбор, обработка и анализ документов

	26. Специалист Управления, осуществляющий регистрацию входящей (исходящей) корреспонденции, осуществляет прием документов и передает их специалисту  Управления, осуществляющему полномочия секретаря экспертно-проверочной комиссии (далее – секретарю ЭПК).
Максимальный срок исполнения действий – 1 рабочий день.
27. Секретарь ЭПК осуществляет сбор, обработку и анализ поступивших документов.
Максимальный срок выполнения действий – 2 рабочих дня.
28. Секретарь ЭПК передает обработанные документы на рассмотрение экспертам (членам ЭПК). 
Максимальный срок выполнения действий – 1 рабочий день.

Проведение работ по экспертизе описей дел

29. Эксперты готовят заключение, которое передается секретарю ЭПК вместе с описями.
Максимальный срок выполнения действий – 5 рабочих дней.

Рассмотрение описей дел

30. Секретарь ЭПК включает вопрос о рассмотрении описей дел в повестку дня очередного заседания ЭПК, передает повестку дня председателю ЭПК, а весь пакет рассматриваемых документов возвращает экспертам для представления на заседании ЭПК.
Максимальный срок выполнения действий – 3 рабочих дня.
31. Решение об утверждении (отклонении) описей дел оформляется протоколом заседания ЭПК.
Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с протоколом ЭПК.
Максимальный срок выполнения действий – 5 рабочих дней.
32. Секретарь ЭПК утвержденные (отклоненные) описи дел передает специалисту Управления, осуществляющему регистрацию входящей (исходящей) корреспонденции, для направления в адрес заявителя.
Максимальный срок выполнения действий – 5 рабочих дней.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением 
государственной функции	

33. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется  начальником Управления.
34. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником Управления.
35. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Управления проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Регламента.
36. Персональная ответственность специалистов Управления закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
	
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего государственную функцию, 
а также их должностных лиц

47. Жалобы на решения государственных служащих, замещающих должности государственной гражданской службы Липецкой области в Управлении, принятые в ходе исполнения государственной функции, на их действия или бездействия могут быть направлены в Администрацию области, заместителю главы администрации области, курирующему Управление.

									Приложение к Административному
									регламенту исполнения государственной
									функции «Включение архивных 
									документов в состав Архивного фонда
									Российской Федерации»
Угловой штамп организации

							Управление записи актов гражданского
состояния и архивов Липецкой области

						Заявление

	Прошу рассмотреть на заседании экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области описи дел  ________________________________________________, передаваемых
			                                (наименование организации)
 на государственное хранение в архив.
	Описи составлены на __________ ед.хр. за ________________ годы.

Приложение: на _____ л.

Заявитель:

						______________		____________________	
          (должность руководителя организации)				(подпись)				(расшифровка подписи)